Sebuah sistem akuntansi dirancanguntuk menunjukkan kenaikan atau penurunan saldo masing-masing komponen laporan keuangan. Kenaikan dan penurunan saldo ini haruslah dicatat secara terperinci dan terpisah untuk setiap komponen laporan keuangan. Catatan akuntansi yang terperinci dan terpisah inilah yang dinamakan sebagai akaun (perkiraan). Jadi, akun ialah catatan akuntansi mengenai kenaikan dan penurunan salado dari masing-masing aset, kewajiban, dan ekuitas. Sebagai teladan lihatlah laporan pada postingan sebelumnya, klik di sini!. Sebelum hingga pada penyusunan laporan keuangan, Micro Service haruslah memiliki catatan akuntansi yang terpisah untuk kas, piutang usaha, perlengkapan, utang usaha, pendapatan jasa, beban gaji, beban sewa, beban iklan, dan seterusnya.
Daftar (list) yang menciptakan mengenai keseluruhan arahan (nomor) dan nama akun, dinamakan sebagai denah asumsi (chart of accounts) . Kode dan nama akun yang terdapat dalam daftar merupakan arahan dan nama akun yang akan dipakai perusahaan untuk mencatat dan mengklarifikasikan setiap transaksi bisnis (peristiwa ekonomi) yang terjadi. Sesungguhnya akun identik dengan komponn laporan keuangan, contohnya ialah akun kas, akun piutang usaha, dan seterusnya.
Contoh Chart of Accounts (COA)
1. Asset
1.1 Kas
1.2 Piutang Usaha
1.4 Perlengkapan kantor
1.5 Asuransi dibayar di muka
1.7 Peralatan kantor
1.8 Perabot Kantor
2. Utang
2.1 Utang
2.3 Sewa diterima di muka
3. Ekuitas Pemilik
3.1 Modal
3.2 Prive
4. Pendapatan
4.1 Pendapatan Usaha
4.2 Pendapatan Sewa
4.3 Pendapatan Bunga
5. Beban
5.1 Beban gaji
5.2 Beban Iklan
5.3 Beban sewa kantor
5.4 Beban Utilitas
5.5 Beban Rupa-Rupa
Bentuk baku (standarisasi) dalam penyusunan chart of account dan yang lelah diterapkan di kebanyakan perusahaan ialah bahwa pengelompokan arahan (nomor) 1 selalu dimulai dari akun-akun aset, laIu diikuti dengan akun akun dari kelompok utang, ekuitas, pendapatan, dan beban.
Untuk aset yang tergolong lancar, urutan penyusunannya/penempatannya di dalam COA haruslah menurut urutan tingkat likuiditas. Kas merupakan aset yang paling likuid (lancar) kemudian diikuti dengan piutang perjuangan dan seterusnya. Dalam kesemua praktek akuntansi, kas sebagai aset yang paling lancar ini seringkali atau merupakan objek yang paling “digemari” untuk dicuri, diselewengkan, atau disalahgunakan oleh oknum karyawan tertentu sehingga memerlukan penerapan pengendalian internal yang baik (memadai).
Sedangkan untuk aset tetap, penyusunannya selalu dimulai dari aset tetap berwujud yang menentukan umur ekonomi (masa manfaat yang paling lama). Oleh alasannya itu, tidaklah heran apabila tanah ditempatkan terlebih dahulu sebelum aset tetap berwujud lainnya (bangunan, kendaraan bermotor, peralatan, dan sebagainya). Penyusunan untuk utang dimulal dari utang jangki pendek yang sifatnya paling lancar, yang biasanya dimulai dengan utang usaha, dan seterusnya.
Akun beban rupa-rupa dibentuk untuk menampung seluruh pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatifkecil dan jarang terjadi, sehingga tidak perlu dibuatkan akun khusus untuk mencatat pengeluaran-pengeluaran tersebut. Akun beban rupa-rupa ini haruslah ditempatkan paling final dalam daftar akun.
Satu hal lagi yang perlu diperhatikan dalam proses penyusum COA ialah penerapan flexible numbering system (sistem penomoran yang fleksibel) di mana sebuah arahan dan nama akun yamg gres akan sanggup ditambah (disisipkan) tanpa mengubah urutan arahan akun lainnya yang telah ada. Dalam teladan denah asumsi sebelumnya perhatikanlah dengan seksama urutan nomor/kode yang sengaja dilewatkan (dikosongkan), yaitu dari arahan 1.2 untuk akun piutang perjuangan kemudian arahan 1.4 untuk akun perlengkapan kantor dan seterusnya. Hal ini tujuannya tidak lain ialah jika nantinya ternyata terdapat penambahan akun gres maka penambahan atau penempatan akun gres ini haruslah tetap memenuhi persyaratan urutan tingkat likuiditas (untuk kelompok aset lancar) dan seterusnya, Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Makara jika contohnya ternyata terdapat akun yang sifatnya lebih lancar dibanding akun perlengkapan kantor, contohnya ialah piutang wesel (notes receivable), maka akun yang gres muncul ini akan sanggup eksklusif disisipkan sempurna di atas akun perlengkapan kantor yaitu dengan nomor arahan 1.3 tanpa harus merombak seluruh arahan akun yang selama ini telah digunakan. Demikian juga halnya dengan penambahan akun gres untuk tanah dan bangunan, yang di mana sanggup eksklusif disisipkan diantara arahan 1.5 dan 1.7.
Bentuk format yang paling sederhana untuk pertanda kenaikan atau penurunan salado masing-masing komponen adalah dengan memakai model “T Account”. Dinamakan T Account lantaran memang bentuk formatnya menyerupai T. Namun bentuk format yang paling umum dipakai dalam keseharian praktek akuntansi ialah model buku besar yang akan diajelaskan nanti pada postingan selanjutnya.
