Dalam akuntansi, proses pencatatan selalu di mulai dengan menganalisis setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Analisis ini mengandung pengertian bahwa seorang akuntan harus sanggup memilih imbas dari masing-masing transaksi terhadap akun. Pada tahapan ini, akuntan sudah selayaknya mempunyai pemahaman yang baik mengenai definisi/pengertian dari aset, kewajiban, ekuitas, prive, pendapatan, dan beban yang semuanya itu merupakan akun utama laporan keuangan. Setelah transaksi dianalisis, langkah selanjutnya yaitu mencatat kandungan warta yang ada pada setiap transaksi ke dalam jurnal (tentu saja sehabis kandungan warta tadi diterjemahkan ke dalam akun-akun).Transaksi dicatat ke dalam jurnal secara kronologis, yaitu menurut urutan waktu terjadinya transaksi. Jurnal akan memperlihatkan imbas setiap transaksi terhadap akun dalam bentuk debet kredit. Lewat mekanisme debet kredit inilah kita sanggup melihat kenaikan ataupun penurunan atas saldo masing-masing akun terkait
Ilustrasi :
Berikut ini yaitu serangkaian transaksi yang terjadi pada kantor Akuntan Publik Drs. Thomas Nelson selama bulan pertama ope. rasionalnya, yaitu bulan Februari 2008:
1 Febr
Tn. Thomas menyetor uang kas ke dalam perusahaan sebagai modal awal sebesar Rp. 30.000.000,
2 Febr
Dibayar sewa kantor untuk bulan Februari sebesar Rp 7.000.000,
2 Febr
Dibeli peralatan kantor berupa komputer seharga Rp. 14.000.000,-. Dalam hal ini, perusahaan membayar tunai Rp. 10.000.000,- dan sisanya akan dibayar di kemudian hari.
3 Febr
Dibeli tunai perabot kantor berupa meja dan bangku seharga Rp. 3.000.000,
4 Febr
Dibeli tunai perlengkapan kantor berupa kertas print dan alat tulis kantor seharga Rp. 1.400.000,
11 Febr
Diterima kas dari klien, PT. Langga Internusa, atas jasa kon sultasi sistem akuntansi klien sebesar Rp. 1.850.000,
13 Febr
Dibayar sebagian utang atas transaksi tanggal 2 Februari yang lalu, yaitu sebesar Rp. 1.500.000,
16 Febr
Diterima kas dari klien, PT. Wahana Mandiri, atas jasa penyusunan laporan keuangan tahun 2007 yang kemudian sebesar Rp. 2.000.000,- sedangkan sisanya sebesar Rp. 1.500.000,baru akan dilunasi oleh klien dalam jangka waktu dua ahad kemudian.
19 Febr
Dibeli pelengkap perlengkapan kantor berupa kertas print secara kredit sebesar Rp. 400.000,
25 Febr
Dibayar honor karyawan sebesar Rp. 2.000.000,
27 Febr
Dibayar utang atas transaksi tanggal 19 Februari yang lalu.
28 Febr
Dibayar beban utilitas berupa pemakaian listrik dan telepon sebesar Rp. 250.000,
Jurnal Transaksi di atas yaitu sebagi berikut:
Jurnal Transaksi di atas yaitu sebagi berikut:
| Tanggal | Nama Akun | COA | Dr | Kr |
| 01-Feb | Kas | 1.1 | 30.000.000 | |
| Modal Thomas | 3.1 | 30.000.000 | ||
| 02-Feb | Beban Sewa Kantor | 5.3 | 7.000.000 | |
| Kas | 1.1 | 7.000.000 | ||
| 02-Feb | Peralatan Kantor | 1.7 | 14.000.000 | |
| Kas | 1.1 | 10.000.000 | ||
| Utang | 2.1 | 4.000.000 | ||
| 03-Feb | Perabotan Kantor | 1.8 | 3.000.000 | |
| Kas | 1.1 | 3.000.000 | ||
| 04-Feb | Perlengkapan Kantor | 1.4 | 1.400.000 | |
| Kas | 1.1 | 1.400.000 | ||
| 11-Feb | Kas | 1.1 | 1.850.000 | |
| Pendapatan Usaha | 4.1 | 1.850.000 | ||
| 13-Feb | Utang | 2.1 | 1.500.000 | |
| Kas | 1.1 | 1.500.000 | ||
| 16-Feb | Kas | 1.1 | 2.000.000 | |
| Piutang Usaha | 1.2 | 1.600.000 | ||
| Pendapatan Usaha | 4.1 | 3.500.000 | ||
| 19-Feb | Perlengkapan Kantor | 1.4 | 400.000 | |
| Utang | 2.1 | 400.000 | ||
| 25-Feb | Beban Gaji | 5.1 | 2.000.000 | |
| Kas | 1.1 | 2.000.000 | ||
| 27-Feb | Utang | 2.1 | 400.000 | |
| Kas | 1.1 | 400.000 | ||
| 28-Feb | Beban Utilitas | 5.4 | 250.000 | |
| Kas | 1.1 | 250.000 |
Penjelasan transaksi :
1 Februari:
kas perusahaan bertambah sebagai akhir adanya transaksi penyetoran uang tunai dari pemilik (Tn. Thomas Nelson) ke dalam perusahaan; uang kas ini akan dijadikan sebagai modal awal untuk membiayai acara operasional perusahaan nantinya. Ingat kembali bahwa kas (aset lancar) mempunyai saldo normal di sebelah debet, sehingga kas akan bertambah di sebelah debet.
2 Februari:
uang kas perusahaan menjadi berkurang sebagai akhir adanya transaksi pembayaran beban sewa kantor. Kas berkurang di sebelah kredit, sedangkan beban mempunyai saldo normal di sebelah debet. Kenapa beban mempunyai saldo normal di sebelah debet ? Ingat kembali bahwa beban sifatnya mengurangi modal dan modal akan berkurang di sebelah debet. Modal mempunyai saldo normal di sebelah kredit.
2 Februari:
peralatan kantor menjadi bertambah alasannya dibeli. Penambahan aset tetap ini akan dicatat dalam jurnal dengan memakai akun peralatan kantor di sebelah debet sebesar Rp. 14.000.000,-. Dari total pembelian peralatan kantor ini, Rp. 10.000.000,- nya eksklusif dibayar tunai sehingga mengurangi akun kas di sebelah kredit, sedangkan sisanya yang sebesar Rp. 4.000.000,merupakan utang. Utang bertambah di sebelah kredit sesuai dengan saldo normalnya.
3 Februari:
perabot kantor menjadi bertambah alasannya dibeli. Penambahan aset tetap ini akan dicatat dalam jurnal dengan memakai akun perabot kantor di sebelah debet. Perabot kantor tersebut dibeli secara tunai, sehingga uang kas perusahaan menjadi berkurang. Pengurangan kas ini akan dicatat di sebelah kredit dalam jurnal.
4 Februari:
perlengkapan kantor menjadi bertambah alasannya dibeli. Penambahan aset lancar ini akan dicatat dalam jurnal dengan memakai akun perlengkapan kantor di sebelah debet. Perlengkapan kantor ini dibeli secara tunai, sehingga uang kas perusahaan menjadi berkurang. Pengurangan kas ini akan dicatat di sebelah kredit dalam jurnal.
11 Februari:
kas perusahaan menjadi bertambah di sebelah debetdalam jurnal alasannya adanya penerimaan uang kas dari klien atas jasa konsultasi yang telah diberikannya. Karena perusahaan telah memperlihatkan jasanya kepada klien, maka pada ketika itu juga perusahaan akan mengakui pendapatan usaha. Pendapatan mempunyai saldo normal di sebelah kredit. Ingat kembali bahwa pendapatan sifatnya menambah modal. Modal akan bertambah di sebelah kredit.
13 Februari:
kas menjadi berkurang di sebelah kredit alasannya adanya transaksi pembayaran atas sebagian utang pembelian peralatan kantor pada tanggal 2 Februari yang lalu. Sebagian utang yang dibayar ini akan berkurang di sebelah debet.
16 Februari:
nilai jasa yang telah diberikan kepada klien yaitu sebesar Rp. 3.500.000,-. Nilai inilah yang harus diakui sebagai pendapatan perjuangan di sebelah kredit dalam jurnal. Jadi, Rp. 3.500.000,- ini akan eksklusif diakui sepenuhnya sebagai pendapatan meskipun uang kas yang gres diterima hanyalah sebagian yaitu Rp. 2.000.000,Intinya yaitu bahwa pendapatan akan eksklusif diakui begitu perusahaan telah memperlihatkan jasanya kepada klien, tidak peduli apakah kas sudah diterima seluruhnya, diterima sebagian, atau bahkan sama sekali belum diterima pembayarannya dari klien. Dalam akuntansi, inilah yang dinamakan sebagai dasar pencatatan akry. al, yang akan dibahas nanti secara lebih rinci dala pecahan 3. Agar semoga sisi debet dengan sisi kredit dalam jurnal menjadi seimbang (double entry system), akun piutang perjuangan di debet sebesar Rp. 1.500.000,- yang menggambarkan hak perusahaan untuk menagihnya kepada klien. Piutang perjuangan merupakan aset lancar yang mempunyai saldo normal di sebelah debet.
19 Februari:
perlengkapan kantor menjadi bertambah alasannya dibeli. Penambahan aset lancar ini akan dicatat dalam jurnal dengan memakai akun perlengkapan kantor di sebelah debet. Perlengkapan kantor ini dibeli secara kredit, sehingga uang kas perusahaan tidaklah terpengaruh (tidak berkurang). Pembelian perlengkapan kantor secara kredit ini tentu saja akan menambah besarnya saldo utang. Penambahan utang akan dicatat di sebelah kredit dalam jurnal.
25 Februari:
sama menyerupai transaksi pada tanggal 2 Februari yang lalu. Uang kas perusahaan menjadi berkurang sebagai akhir adanya transaksi pembayaran honor karyawan. Kas berkurang di sebelah kredit, sedangkan beban mempunyai saldo normal di sebelah debet.
27 Februari:
sama menyerupai transaksi pada tanggal 13 Februari yang lalu. Kas menjadi berkurang di sebelah kredit alasannya adanya transaksi pembayaran atas seluruh utang pembelian perlengkapan kantor pada tanggal 19 Februari yang lalu. Seluruh utang yang dibayar ini akan berkurang di sebelah debet, sehingga saldo utang yang khusus berasal dari transaksi pada tanggal 19 Februari yang kemudian kini menjadi nol.
28 Februari:
sama menyerupai transaksi pada tanggal 2 dan 25 Februariyang lalu. Uang kas perusahaan menjadi berkurang sebagai akhir adanya transaksi pembayaran beban utilitas. Kas berkurang di sebelah kredit, sedangkan beban mempunyai saldo normal di sebelah debet.
Jurnal dibedakan menjadi dua, yaitu jurnal umum (general journal) dan jurnal khusus (special journal). Jurnal umum dibentuk atas transaksi yang tidak dicatat dalam jurnal khusus. Contoh transaksi yang akan di catat dalam jurnal umum yaitu transaksi retur pembelian, retur penjualan, serta transaksi pembelian peralatan dan perlengkapan kantor secara kredit. Jurnal koreksi (correcting entries), jurnal pembiasaan (adjusting entries), dan jurnal epilog (closing entries) tergolong ke dalam jurnal umum.
Jurnal khusus dibagi menjadi:
· Jurnal penjualan (sales journal), dipakai untuk mencatat seluruh transaksi penjualan barang dagangan ke pelanggan secara kredit. Untuk transaksi penjualan barang dagangan yang dilakukan secara tunai akan dicatat dalam jurnal penerimaan kas.
· Jurnal pembelian (purchases journal), dipakai untuk mencatat seluruh transaksi pembelian barang dagangan dari supplier secara kredit. Untuk transaksi pembelian barang dagangan yang dilakukan secara tunai akan dicatat dalam jurnal pembayaran kas.
· Jurnal penerimaan kas (cash receipts journal), dipakai untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas. Penerimaan kas eksklusif dari pelanggan dalam transaksi penjualan barang dagangan secara tunai dan penerimaan kas dari hasil penagihan piutang akan dicatat dalam buku jurnal ini. Contoh lainnya yaitu penerimaan kas dari hasil pertolongan serta penjualan tunai peralatan dan perabot kantor yang tidak terpakai.
· Jurnal pembayaran kas (cash payments journal), dipakai untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas. Pembayaran kas eksklusif ke supplier dalam transaksi pembelian barang dagangan secara tunai, pengeluaran kas untuk pelunasan utang, serta pembelian peralatan dan perlengkapan kantor secara tunai akan dicatat dalam buku jurnal ini.