Cara Pengelolaan Berkas Data

Hallo temen-temen???
Pertama-tama gue ucapin trimakasih buat para pengunjung weblog gue :). Slamat datang di weblog paling bermanfaat sedunia.
Dan gue doaian semoga orang-orang yang ngunjungin weblog gue pada masuk surga semua, trs selama hidupnya selalu di beri kemudahan, trs all the best deh buat kalian :D
Udah kaya ulang tahun aja ya ???.... Sorry ya klo penulis suka bercanda :)
Kembali lagi bersama gue muhamad pajar sidik, gue adalah seorang penulis blogger yang ganteng dan baik hati :D cieeee.....
Di hari yang indah ini alhamdulillah gue bisa nulis artikel kembali, yang mudah-mudahan artikel ini bisa bermanfaat buat kalian semua.
Kali ini gue bakalan nulis artikel tentang Cara Pengelolaan Berkas Data, Tanpa panjang lebar lagi yo cheque it out.

Pengelolaan berkas dapat dilakukan dengan cara-cara berikut ini :

Penataan Berkas Data

Penataan berkas information adalah pengaturan secara sistematiks keseluruhan information /permasalahan, sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali.

Penataan Arsip

Ada dua macam penataan arsip, diantaranya adalah :

1. Penataan Arsip Aktif
2. Penataan Arsip Nonaktif

Penataan Arsip Aktif

Dalam penataan arsip yang aktif, arsip-arsip dengan masalah yang sama ditata menjadi satu file dan kemudian disimpan kedalam satu folder. Kelompok folder untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh sekat. File ditempatkan dalam filling cabinet.

Penataan Arsip Nonaktif

Arsip nonaktif disimpan di pusat arsip dan ditata menurut pola klasifikasi tanpa kartu kendali. Arsip nonaktif berjumlah sangat banyak sehingga digunakan tempat penyimpanan dengan berdaya tampung yang besar.

Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip diantaranya tergantung pada :

• Tujuan organisasi;
• Volume pekerjaan;
• Jenis peralatan yang digunakan;
• Ada tidaknya ahli kearsipan masing-masing organisasi;
• kondisi fisik masing-masing arsip

Ada manfaat dari penyimpanan arsip adalah :

• Penemuan kembali arsip menjadi mudah dan cepat;
• Pengambilan arsip menjadi mudah tanpa mengacaukan penyimpanan;
• Pengembalian arsip pun menjadi lebih mudah.

Perlindungan Arsip

Berikut ini adalah hal yang disebut dengan perlindungan arsip :

• Penjagaan tempat atau alat yang dipergunaakan untuk menyimpan arsip sehingga arsip menjadi aman;
• Suatu perbuatan untuk melindungi dan menjaga arsip yang dihasilkan dan diterima;
• Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

Dengan adanya perlindungan arsip, maka hal-hal yang tidak diharapkan berkenaan dengan arsip tidak akan terjadi yaitu :

• Arsip tidak hilang;
• Arsip tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab atau orang yang tidak berhak atas arsip tersebut;
• Arsip tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi;
• Arsip tidak mudah rusak, terbakar.

Menghindari Kerusakan Arsip

Ada dua faktor yang menyebabkan kerusakan arsip ialah :

1. Faktor Intern
2. Faktor Extern

Faktor Intern

Faktor intern yang dapat menyebabkan kerusakan arsip diantaranya adalah penggunaan bahan-bahan pembuat arsip yang tidak baik atau berkualitas rendah. Hal ini dapat dihindari dengan cara sebagai berikut :

• Menggunakan kertas dengan kualitas yang cukup bagus, diimbangi dengan cara penyimpanan dan perawatan arsip yang baik;
• Gunakan tinta yang berkualitas baik, sehingga tidak akan luntur untuk jangka lama;
• Gunakan lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah mengelupas.

Faktor Extern

Faktor extern yang menyebabkan kerusakan pada arsip antara lain adalah :

• Kelambapan udara;
• Udara yang terlalu kering;
• Sinar matahari;
• Udara yang kotor;
• Debu dan jamur;
• Rayap atau ngengat

Perawatan Arsip

Usaha memeihara arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya dari kehilangan, kerusakan, dan lain-lain. Pemeliharaaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Pengaturan Ruang arsip
   • Ruang arsip jangan terlalu lembap.
   • Ruang arsip diberi ventilasi yang cukup
   • Penerangan ruangan arsip harus cukup memadai
   • Hindarkan arsip dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan, pencurian, dan bahaya lainnya
   • Hindarkan arsip dari polusi udara
   • Hindarkan arsip dari kemungkinan serangan hama, rayap, ngengat, dan semut
   • Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lain.
2. Kebersihan
   Kebersihan di sini meliputi kebersiahan ruangan arsip, warkat, beserta alatnya.
   
   • Dilarang merokok dan makan di dalam ruang arsip
   • Debu yang melekat pada arsip dibershikan dengan penyedot debu
   • Jika ada arsip yang dimakan rayap, pisahkan dari arsip yang lain dan berantar rayap tersebut
   • Arsip jangan samapi berkarat
3. Perawatan Tempat Penyimpanan Arsip
   
   • Rak arsip sebaiknya terbuat dari logam
   • Jika rak arsip terbuat dari kayu maka jagalah jangan sampai dimakan rayap
   • Lemari arsip harus sering dibuka
   • Susunlah arsip di dalam lemari dengan renggang, agar mempermudah pengambilan dan menghindari kondisi lembap
   • Simpanlah kapur barus untuk pembasmi ngengat dan rayap
4. Pengamanan Arsip dari Segi Fisik
   
   • Restorasi arsip
     Restorasi arsip dilakukan untuk memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit digunakan, agar dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama
   • Laminasi arsip
     Laminasi arsip dilakukan dengan menggunakan pelastik, agar tidak mudah rusak jika terkena air, tidak mudah dimakan atau dikotori jika ada binatang kecil, dan lain sebagainya.
   • Mikrofilm
     Arsip paling vital yang sulit direstorasi dan dilaminasi, diatasi dengan pemotretan mikrofilm . Jika ingin membaca isinya digunakan proyektor khusus. Penggunaan mikrofilm akan menghemat ruangan, menghamat tempat penyimpanan, cukup aman, mudah dipindahkan, lebih tahan lama, dan lebih efesien. Hanya saja penggunaan mikrofilm membutuhkan biaya yang mahal dan pengoprasiannya yang lebih rumit

Sekian artikel kali ini. Mohon maaf apabila ada salah-salah kata.

Akhir kata wassalamualaikum wr. wb.

Referensi :

• buku menerapkan prinsip propesional bekerja SMk bidan studi keahlian bisnis dan manajemen (Yeti Sumaryati)