Pengertian Distribution Management Organisation (Dms)

Distribution Management organisation (DMS) adalah aplilasi komputer yang digunakan untuk mempermudah management operasional perusahaan dalam melakukan distribusi.

DMS sangat banyak sekali dipakai di perusahaan-perusahan jasa pengiriman, seperti JNE, RPX, Cito, dan lain sebagainya. Perusahaan pengiriman sangat terbantu dengan terciptanya software DMS ini. 

Jika dahulu dokumen-dokumen yang di proses di kerjakan secara manual, lain halnya dengan menggunakan aplikasi DMS. DMS akan menyimpan dan langsung menghubungkan divisi satu sama lain, sehingga peroses management distribusi akan menjadi lebih efektif dan effisien. 

DMS digunan oleh divisi-divisi pokok dalam peursahaan pengiriman, seperti digunakan oleh divisi selection up, divisi EDKP, Divisi Sortasi, dan masih banyak lagi yang lainnya. 

Salah satu hal terpenting mengenai manfaat dari aplikasi DMS adalah meminimalisir terjadinya kesalahan, dan salah menyalahkan antar divisi. DMS akan tahu siapa yang melakukan kesalahan di setiap divisi karena DMS akan menyimpan information orang yang mengentry data, dan dapat mengatahui setiap serah terima yang sudah dilakukan antar divisi. 

Jadi dengan adanya DMS akan sangat membantu para pimpinan seperti supervisior, manager, direksi, dan dirut untuk mengevaluasi setiap kinerja yang dilakukan oleh karyawan.

Sekian artikel kali ini. Mohon maaf apabila ada salah-salah kata. Akhir kata wassalamualaikum wr. wb.

Referensi :

• Pengalaman magang di perusahaan jasa pengiriman

Masalah Yang Timbul Di Divisi Edkp

Sebelumnya teman-teman semua tau apa itu EDKP ?

EDKP adalah kepanjangan dari Entri Data Kiriman Pelanggan, untuk lebih jelasnya tentang EDKP bisa dilihat di link Entry Daya Kiriman Pelanggan.

Ada beberapa masalah yang sering terjadi di bagian divisi EDKP. Kesalahan tersebut biasanya dilakukan oleh User Entry atau bisa juga dilakukan oleh Staff staples. Berikut ini adalah kesalahan-kesalahannya :

A. Kesalahan Pada User Entri

Kesalahan yang biasanya dilakukan oleh user entry diantaranya adalah :

1. Terjadi Kesalahan Nomor TT

Nomor TT adalah nomor tanda terima. Biasanya jika user entry tidak teliti dalam menginput nomor TT, maka kesalahan penulisan atau tertinggalnya beberapa no TT bisa terjadi.

2. Terjadi Kesalahan Nomor Conos

Conos atau connosement adalah suatu bukti transaksi dari kiriman paket tersebut. Lagi-lagi jika user entry kurang teliti maka sudah pasti akan terjadi kesalah pada penginputan no conosement.

3. Terjadi Kesalahan Nama Yang Di Tuju

Penginputan information berupa nama pun sangat penting dalam EDKP, misalnya nama yang harusnya kita input Bari kemudian user entry salah menginput menjadi sari, maka sudah pasti akan terjadi kesalahan penerimaan barang nantinya.

4. Terjadi kesalahan Alamat Dituju

Hal yang paling penting dalam bisinis pengiriman adalah kebenaran dalam panulisan alamat, jika salah saja sedikit maka akan berdampak fatal pada kiriman pelanggan.

5. Terjadi kesalahan Service Kiriman

Jika user entry menginput information jenis kiriman misalnya Top Urgent tapi malah salah input menjadi Normal, maka sudah pasti kiriman pelanggan akan sampai dalam batas waktu yang normal. Maka perusahaan lah yang akan kena serangan kemarahan dari pelanggan.

6. Salah Customer

Kesalahan penginputan nama client bisa saja terjadi dan efek buruk yang paling bahaya adalah akan mempengaruhi information base, serta catatan dalam organization DMS.

7. Salah Jenis Kiriman

Jika user entry salah menuliskan jenis kiriman, yang seharusnya kiriman tersebut masuk kedalam jenis paket, tapi malah dimasukan ke dalam jenis dokumen, maka perusahaan akan merugi, karena harga pengiriman paket lebih mahal dari pada harga pengiriman dokumen.

B. Kesalahan Pada Staff Staples

Berikut ini adalah kesalahan yang mungkin di lakukan oleh staff stapless diantaranya adalah :

1. Salah Staples

Jika staff stapless salah mensteples, maka kacau lah sudah. Misalkan connot untuk paket H5N1 malah di staples pada paket B, maka sudah pasti akan terjadi kekeliruan pada proses berikutnya.

2. Service Kiriman Yang tidak di stample

Penstampelan kiriman penting dilakukan, karena akan berpengaruh terhadap ke absahan dari kiriman tersebut. Misalnya kiriman TOP URGENT, kiriman TOP URGENT harus distample karena biaya untuk service jenis ini pun biayanya mahal, sehingga diperlukan stample sebagai penanda.

Sekian artikel kali ini. Mohon Maaf Apabila ada salah salah Kata.

Akhir kata wassalamualaikum wr. wb.

Referensi :

• Pengalaman Magang Divisi EDKP (Muhamad Pajar Sidik)

5 Ketentuan Entry Information Kiriman

Banyak orang yang menganggap pekerjaan seorang entry information itu sangat lah mudah. Memang benar sangat mudah akan tetapi dalam proses kerjanya ada ketentuan-ketentuan tertentu yang hanya diketahui oleh bagian pengentry information kiriman saja.

Berikut ini adalah ketentuan-ketentuan untuk semua kiriman baik dokumen maupun paket, diantaranya adalah :

1. Entry Alamat Harus Sesuai Dengan Dokumen atau Paket

Alamat adalah hal yang paling utama yang harus benar dalam pengentrian information kiriman. Bilamana ada kesalahan alamat maka sudah pasti paket atau dokumen tidak akan sampai ke penerima yang seharusnya. Cara mengentry alamat adalah dengan mengentry alamat yang sesuai dengan yang tertera pada dokumen atau paket. User entry tidak boleh mengurangi atau menambah alamat dengan sesuka hatinya.

2. Apabila di tanda terima ada keterangan "isi barang" harus dicantumkan di exceptional intruction

Setiap kiriman pasti mengandung isi di dalamnya. Apabila si pengirim barang mencantumkan mengenai isi paket atau dokumen yang akan dikirim, maka user entry harus mengentri isi paket atau dokumen yang akan dikirim dengan mencantumkannya pada exceptional intruction.

3. No telepon penerima harus dientry dalam kolom "ATTN of"

Pengerim barang ada yang mencantumkan mengenai nomor telpon penerima, dan ada juga yang tidak menuliskan nomor teleponnya. Jika pengirim mencantumkan nomor penerima maka harus dientry dalam kolom "ATTN of", dan apabila tidak ada no teleponnya maka kolom "ATTN of" di kosongkan saja.

4.Aapabila perusahaan ada PIC dan no telepon maka di kolom "ATTN of" dientry "nama PIC/no telepon"

Ada pula perusahaan yang tidak mencantumkan hanya no telponnya saja, akan tetapi sekaligus mencantumkan nama PIC. Maka jika demikian nama PIC dan no telpon dientry ke dalam kolom "ATTN  of".

5. Khusus untuk kiriman berharga seperti handphone, voucher, dan barang berharga lainnya harus dilampiri dengan label "kiriman berharga"

Jika ada kiriman pelanggan yang berharga atau bernilai tinggi, maka paket atau dokumen harus dilampiri dengan "kiriman berharga". Dan ada juga perusahaan-perusahaan tertentu yang menyediakan jasa asuransi atas pengiriman barang-barang berharga.

Sekian artikel kali ini. Mohon maaf apabila ada salah-salah kata.

Akhir kata wassalamualaikum wr. wb.

Referensi :

• Magang Di EDKP

5 Macam Moda Transportasi Logistik

Apa itu moda transportasi ?

Wikipedia mengatakan bahwa Moda transportasi adalah suatu istilah yang digunakan untuk menyatakan alat angkut yang digunakan untuk berpindah tempat dari tempat satu ke tempat lain.

Maka jika melihat definisi dari apa yang diutarakan oleh wikipedia, moda transportasi dalam logistik adalah suatu istilah yang digunakan untuk menyatakan alat angkut yang digunakan untuk berpindah tempatnya suatu barang logistik dari tempat satu ke tempat lain.

Ada lima macam moda transformasi dalam dunia logistik, diantaranya :

1. Moda transportasi jalan raya

Moda transportasi jalan raya adalah moda transportasi yang menggunakan fasilitas jalan raya atau bisa juga menggunakan jalan tol. Moda transportasi jenis ini mempunyai kendala jika keadaan dalam kondisi macet. Jika jalan raya padat akan kendaraan maka sudah pasti kiriman akan tiba dengan waktu yang tidak tepat atau terlambat, atau bisa saja tepat waktu, akan tetapi perjalanan harus di mulai beberapa jam sebelum waktu keberangkatan yang telah ditentukan sehingga akan banyak waktu yang terbuang secara sia-sia.

Kendaraan yang digunakan dalam moda transportasi ini adalah kendaraan seperti truk, truk box, truk container, dan motor.

2. Moda transportasi laut

Moda transportasi laut adalah moda transportasi yang menggunakan jalur laut. Barang logistik yang dikirim lewat jalur laut adalah barang logistik yang berjumlah banyak. Biasanya para pengirim barang menggunakan container untuk menyimpan barangnya diatas kapal. Pengiriman lewat jalur laut rawan sekali akan resiko pembajakan, sehingga butuh keamanan yang lebih untuk moda transportasi ini. Barang yang dikirim lewat laut adalah barang-barang yang akan dikirim keluar pulau atau keluar negeri dengan jumlah barang yang banyak dan tidak mungkin diangkut lewat udara.

Kendaraan yang digunakan dalam moda transportasi ini adalah kapal laut pengankut container dan kapal tanker.

3. Moda transportasi udara

Moda transportasi udara adalah moda transportasi lewat jalur udara atau lewat jalur penerbangan. Moda transportasi ini sangat baik digunakan jika perusahaan akan mengirim barang yang penting yang harus sampai dengan cepat. Moda transportasi lewat udara memang cepat dalam peroses pengirimannya namun harga yang dikenakan pun lumayan mahal.

Sudah pasti dalam moda ini yang digunakan adalah pesawat terbang. Ada barang yang dikirim dengan disimpan bagasi pesawat penumpang, dan ada juga barang yang dikirim dengan pesawat khusus cargo.

4. Moda transportasi rel

Moda transportasi rel adalah moda transportasi yang menggunakan jalur rel. Moda transportasi ini tidak akan mengalami kemacetan. Moda transportasi jenis ini biasanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan yang akan mengirim barangnya. Harga yang dikenakan untuk moda transportasi ini lumayan efesien.

Kendaraan yang digunakan untuk moda transportasi rel adalah kendaraan kereta api.

5. Moda transportasi pipeline

Moda transportasi pipeline adalah moda transportasi yang menggunakan pipa untuk proses perpindahan barangnya. Biasanya barang yang dikirim lewat fashion transportasi pipeline adalah barang dalam bentuk cair atau barang dalam bentuk gas. Moda transportasi pengiriman barang jenis ini biasanya digunakan oleh pertamina.

Sekian artikel kali ini. Mohon maaf apabila ada salah-salah kata

akhir kata wassalamualaikum wr. wb.

Referensi :

• Wikipedia

Skkni Bidang Pos (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonsia Di Bidang Pos)

SKKNI Bidang POS

SKKNI adalah kepanjangan dari Standar Kompetensi Keja Nasional Indonesia. Jadi SKKNI Bidan pos adalah standar kompetensi kerja nasional indonesia dalam bidang pos.

Berdasarkan analisis proses bisnis pos, maka SKKNI bidang keahlian pos bidang penanganan layanan komunikasi tertulis/elektronik dan paket baik untuk LPU (Layanan Pos Universal) maupun LPK (Layanan Pos Komersial) diidentifikasi terdiri atas fungsi kunci sebagai berikut :

1. Fungsi Menjual dan Memasarkan (Sales in addition to Marketing)

Sales adalah kegiatan yang hanya fokus pada menjual produk dan bertujuan untuk meningkatkan penjualan produk jasa.

Marketing adalah keseluruhan sistem dari kegiatan bisnis yang ditujukan untuk merencanakan produk, menetapkan harga, mempromosikan produk, dan mendistribusikan produk.

Fungsi menjual dan memasarkan bertugas :

• Melaksanakan kegiatan promosi
• Melaksanakan kegiatan penjualan
• Menangani pengaduan pelanggan

2. Fungsi Mengumpulkan (Collecting)

Collecting atau mengumpulkan yaitu kegiatan pelayanan pengeposan kiriman yang dilakukan melalui berbagai "sevice point" seperti loket-loket pelaku industri pos, agen-agen pelaku industri pos, dan lain-lain.

Fungsi mengumpulkan atau collecting bertugas :

a. Penerimaan dan penerusan kiriman

• Melayani penerimaan kirimn individual
• Melayani penerimaan kontraktual
• Menangani PKS Kiriman kontraktual

b. Supervisi pekerjaan pelayanan penerimaan

• Mempersiapkan layanan penerimaan kiriman
• Mengevaluasi pekerjaan pelayanan pengiriman

c. Penetapan kebijakan pengelolaan layanan

• Melaksanakan kontrak layanan pos universal
• Menetapkan kebijakan pelaksanaan LPU

3. Fungsi Mengolah (Processing)

Processing atau mengolah yaitu kegiatan pengolahan kiriman yang dilakukan melalui berbagai tahapan kegiatan sorting, billing, bundling, bagging, manifesting, forwarding.

Fungsi menolah atau processing bertugas :

a. Pengolahan kiriman

• Mengerjakan outbound processing
• Mengerjakan inbound processing

b. Supervisi pekerjaan pengolahan kiriman

• Mengendalikan pekerjaan pengolahan kiriman

c. Penetapan kebijakan operasi

• Menetapkan kebijakan dan sistem pengendalian operasi

4. Fungsi Mengangkut (Transporting)

Transporting atau mengangkut yaitu kegiatan pengangkutan kiriman ke tujuan yang dilakukan melalui berbagai sarana atau moda transportasi darat, laut, dan udara.

Fungsi mengangkut atau transporting bertugas :

a. Pengangkutan kiriman

• Mengankut kiriman

b. Mengelola pengangkutan kiriman

• Manajemen angkutan kiriman

c. Penetapan kebijakan sistem angkutan pos nasional

• Menetapkan kebijakan manajemen angkutan kiriman

5. Fungsi Mengantar (Delivery)

Delivery atau mengantar yaitu kegiatan pengantaran kiriman kepada penerima yang merupakan tahapan terakhir dari proses bisnis pos.

Fungsi mengantar atau delivery bertugas :

a. Pengantaran kiriman

• Melaksanakan antaran

b. Supervisi pekerjaan antaran

• Melakukan pengawasan pekerjaan antaran
• Mengevaluasi kinerja dan membuat perencanaan antaran

c. Penetapan kebijakan antaran

• Menetapkan kebijakan pengembangan antaran

Sekian artikel kali ini. Mohon maaf apabila ada salah-salah kata.

Akhir kata wassalamualaikum wr. wb.

Referensi :

• Keputusan mentri tenaga kerja dan transmigrasi Republik Republic of Indonesia nomor 354 tahun 2014 tentang penetapan Standar Kompetensi Kerja Nasional Republic of Indonesia kategori transportasi dan pergudangan golongan pokok pos dan kurir bidang keahlian pos sub bidang penanganan layanan komunikasi tertulis/elektronik dan paket.

Pekerjaan Seorang Kurir Alternative Up

Apa sih pekerjaan dari seorang kurir alternative upward ?? Bagi teman-teman yang akan menjadi kurir atau sedang menjadi kurir alangkah baiknya simak penjelasan saya secara lengkap di artikel ini.

Namun kali ini saya akan menceritakaan atau menjelaskan exceptional pekerjaan dari seorang kurir alternative up. Kurir alternative yang saya maksud di sini adalah seorang kurir yang bertugas hanya menjemput atau mengambil barang yang akan dikirim oleh customer.

Pekerjaan seorang kurir alternative upward memang hanya mengambil atau menjemput barang dari customer, namun pada proses pengambilan tersebut ada tatacara pengambilan atau alur pengambilan barang tersebut.

Berikut ini adalah hal-hal yang harus dikerjakan seorang kurir alternative upward ketika melakukan pekerjaanya, diantaranya adalah :

• Menerima perintah kerja dari supervisior, seperti alternative upward rutin dan alternative upward via telpon
• Melaksanakan kegiatan alternative upward dokumen dan paket di bawah ten kg kepada pelanggan
• Menanyakan kiriman-kiriman yang akan dikirim oleh pelanggan seperti : jenis kiriman (isi, asuransi, packing), service kiriman, divisi/bagian, dll.
• Pembuatan tanda terima pengambilan/pick upward ditulis secara bersinar dan jelas. Seperti kiriman tujuan  jabodetabek TT tersendiri, kiriman tujuan domestic/luar kota TT harus tersendiri dan kiriman tujuan luar negri TT harus sendiri
• Menyerahkan hasil alternative upward kepada tim EDP dan dicatat pada serah terima
• Membuat lapran kegiatan pick-up setiap hari dibuku runsheet 
• Melaporkan dan memberikan penjalasan kepada pimpinan/Spv atas permasalahan dan kendala yang terjadi di lapangan.

Sekian artikel kali ini. Mohon maaf apabila ada salah-salah kata.

Akhir kata wassalamualaikum wr. wb.

Referensi :

• SOP alternative up

Standar Biaya Packing Kayu

Catatan :

• Jika ukuran tidak simetris maka dihitung book dalam (m3) yaitu 
  Dalam CM (P x L x T) : 1.000.000
• Harga atau biaya packing dapat dilihat pada skala/table diatas

Contoh i :

• Ukuran barang 60cm x 60cm x 60cm = 0,22 m3
• maka harga packingnya adalah Rp. 50.000,00

Contoh ii :

• Ukuran barang 40cm x 20cm x 30cm = 0,02 m3
• Maka harga packingnya yaitu : (Rp. 15.000,00 + Rp. 25.000,00)/2 = Rp. 20.000,00

Biaya asuransi 0,3% dan mo Rp. 50.000,00

perhitungan asuransi :

(0,3 x kwitansi pembelian)/100

Rp. 15.000,00 (Biaya Administrasi)

Rp. 6.000,00 (Biaya Materai)

Sekian artikel kali ini. Mohon maaf apabila ada salah-salah kata.

Akhir kata wassalamualakum wr. wb.

Referensi :

• Pengalaman Magang