Pengendalian internal sangat diharapkan seiring perkembangan transakasi/bisnis di sebuah perusahaan/entitas. Pengendalian internal biasanya diikuti dengan kerealaan perusahaan untuk mengeluarkan beberapa pelengkap biaya. Pengendalian internal biasanya dijumpai dalam perusahaan kategori menengah ke atas.
Apa itu pengendalian internal ?
Pengendalian internal ialah seperangkat kebijakan atau mekanisme untuk melindungi aset atau kekayaan dari segala bentuk tidakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya isu akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undang-undang serta kebijakan administrasi telah terpenuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh karyawan perusahaan. Ynag dimaksud ketentuan disini ialah seperti, peraturan perpajakan, pasar modal, undang-undang anti korupsi dan lainnya. Selain itu pengendalian internal juga bertujuan untuk memantau apakah kegiatan operasional maupun finansial telah berjalan sesuai dengan mekanisme atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Dengan adanya penerapan pengendalian internal yang ketat maka diharapkan kegiatan operasional berjalan dengan lancar demi tercapainya maksimalisasi profit. Bukan hanya dari segi operasional saja, akan tetapi tetapi segi finasial juga akan termonitor dengan baik. Jika pengendalian internal tidak ditetapkan dengan baik maka kemungkinan besar (hampir sanggup dipastikan) akan timbul inefisiensi (pemborosan sumber daya), yang pada khirnya kan memebebani tingkat profitabiliatas (keuntungan) perusahaan.
Tujuan pengendalian internal
1. Agar aset/ kekayaan perusahaan terlindungin dengan baik dari penyelewengan, pencurian dan penyalahgunaan yang tidak sesuai dengan wewenangnya dan kepentingan suatu perusahaan.
2. Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan sanggup diandalkan. Sehingga memperkecil resiko salah saji, baik salah saji yang disengaja ataupun tidak disengaja.
3. Karyawan menaati aturan atau peraturan yang berlaku.
Salah stu yang menjadi resiko yang paling besar dalam pengendalian internal ialah kecurangan karyawan (employee fraud), kecurang ini termasuk kecurangan yang disengaja dengan tujuan untuk kepentingan pribadi.
Hal-hal utama yang memerlukan pengendalian internal secara baik:
1. Pengupahan dan penggajian
Hal ini bertujuan biar uang kas yang dikeluarkan memang untuk membayar karyawan yang sah dengan tarif upah/gaji yang berlaku dan jumlah jam kerja positif karywan. Pengendalian ini juga bertujuan untuk menghindari karyawan yang fiktif.
2. Pemesanan dan pembelian barang
Pengendalian internal ini bertujuan biar pemesanan dan pembelian barang berjalan sesuai prosedur. Barang yang dipesan dan dibeli sesuai dengan spesifikasi kebutuhanperusahaan serta telah menerima otorisasi (persetujuan) yang layak dari pejabat yang berwenang termasuk tersedianya secara lengakapdokumen pendukungtransaksi. Pengendalain internal ini juga bertujuan untuk menghindari penggelapan/penyelewengan oleh oknum karywan tertentu atas besarnya potongan pembelian yang diperoleh dar suplier.
3. Pengiriman dan penjualan
Pengendalian ini bertujuan untuk mestikan bahwa barang yang dipesan pelanggan telah sesuai dengan spesifikasi dan mekanisme yang ditetapkan, termasuk tersedia secara lengkap dokumen pendukung transakasi dan menerima otorisasi dari pihak yang berwenang. Selain itu pengendalian ini juga bertujuan biar tidak terjadinya penjualan fiktif.
4. Penerimaan dan pembayaran kas
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kas yang diterima perusahaan dengan baik/semestinya, serta memastikan pengeluaran kas hanya untuk membayar beban perusahaan yang telah diotorisasai pejabat yang berwenang dan untuk menghindari pembayaran berganda.
5. Penyimpanan barang dagang di gudang
Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa persedian barang dagang telah tersimpan kondusif di gudang.
6. Penanganan atas aset tetap
Hal ini bertujuan biar aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan telah dipakai sebagaimana mestinya dan hanya untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.
Prinsip-prinsip pengendalian internal
Untuk mengamankan aset dan meningkatkan keakuratan serta keandalan catatan (informasi) akuntansi, perusahaan biasanya akan menerapkan 5 (lima) prinsip pengendalian internal tertentu.
1. Penetapan tanggung jawab
Sesungguhnya, karakteristik yang paling utama dar pengendalian internal ialah penetapan tanggung jawab ke masing-masing karyawan secara spesifik. Penetapan tanggung jawa di sini biar karyawan sanggup ekerja sesuai dengan tugas-tugas tertentu yang telah dipercayakan kepada merek. Pengendalian atas pekerjaan tentu akan leih efektif apabila telah ada spesifikasi pekerjaan yang telah dibagikan kepada masing-masing karyawan.
Seagai contoh, salah satu cara mengamankan uang kas perusahaan ialah dengan menyetor uang kas hasil kegiatan operasional perusahaan secara harian ke ank, dan jikalau tidak sempat menyetor maka uang kas terseut haruslah di simpan dalam seuah lemari (brangkas) besi/baja. Dalam hal ini, perusahaan secara spesifik harus menetapakan kiprah penyimpanan uang kas ke dalam brangkas hanya kepada satu orang tertentu saja, dimana hanya orang inilah yang nanti memiliki isyarat saluran untuk membuka brangkas daerah penyimpanan uang kas tersebut. Jadi, jikalau seandainya terjadi pencurian atau kehilangan uang kas maka perusahan sanggup dengan segera meminta pertanggung jawaan dari satu orang terseut. Namun, apabila kiprah penyimpanan unag kas terseut di berikan kepada dua atau beberapa orang maka perusahaan akan susah untuk meminta pertanggungjawaban dan melacak jikalau terjadi pencurian atas uang kas terseut.
2. Pemisahan tugas
Pemisahan kiprah disini ialah pemagian fungsi atau pembagian kerja.Ada 2 bentuk paling umum dari penerapan prinsip pemisahan kiprah ini, yaitu:
a. Pekerjaan yang berbeda seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang berbeda pula
b. Harus adanya pemisahan kiprah antara karywan yang menangani pekerjaan pencatatan aset dengan karywan yang menangani pribadi aset secara fisik (operasional)
Kenapa pemisahan kiprah harus dilakukan?
Karena biasanya jikalau seorang karyawan menangani/bertanggungjawa atas seluruh pekerjaan maka potensi munculnya kecurangan atau kesalahan akan meningkat. Maka akan sangat penting jikalau suatu pekerjaan ditangani oleh karywan yang berbeda pula.
Sebagai pola yang sering terjadi dan harus diwaspadai ialah dalam acara pembelian atau pengadaan barang. Aktivitas pemelian barang terdiri dari pemesanan, penerimaan dan pembayaran. Seharusnya untuk menjamin pengendalian internal yang baik dari acara pembelian, maka masing-masing unsur dari acara pembelian ini harus ditangani secara terpisah oleh masing-masing karywan yang berbeda. Jika unsur pembelian barang hanya ditangani oleh satu orang saja, maka kemungkinan resiko akan kecurangan tagihan palsu (fictitious invoices) akan muncul di sini.
Pemisahan kiprah dan wewenag juga perlu diterpakan dalam acara penjualan barang dagangan. Aktivitas penjualan barang dagang mencakup penjualan, pengiriman barang dagang ke pelanggan, pengihan dan penerimaan pembayaran. Jika masing-masing unsur penjualan barang dagang tersebut ditangani oleh satu orang saja maka resiko kecurangan akan meningkat pada kegiatan penjulan barang dagang. Contoh kecurang yang terjadi ialah penggelapan uang kas oleh penerimaan pembayaran (lapping) dan resiko lainnya seperti:
a. Adanya karywan bab penjualan yang berusaha untuk menjual barang dengan haraga yang lebih tinggi, dan mengambil keleihan selisih harga jualnya untuk kepentingan pribadi.
b. Barang yang bahu-membahu tidak terjula akan tetapi dibentuk laporan terjual dengan mengirim barang ke diri sendiri atau kekerabat bersahabat kenalannnya. Penjaulan ini dnamakan penjualan fiktif (fictitious salaes) yang tujuan kahirnya ialah untuk memperbesar komisi kahir tahun. Lalu jikalau komisi simpulan tahun telah dierima, kemudian di awal tahun erikutnya arang tersebut dikembalikan lagi dengan seakan-akan telah terjadi retur penjulan dari pelanggan.
Dokumentasi Masih banyak lagi bentuk kecurangan yang sanggup terjadi jikalau kegiatan opersaional perusahaan dipegang oleh satu orang.
3. Dokumentasi
Dokumen tasi sangat penting sebagi ukti bahwa transaksi bisnis atau bencana ekonomi telah terjadi. Sehingga kecurangan-kecurangan sanggup di minimalisir dan dideteksi.
4. Pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik
Berikut ini pola dari penggunaan pengendalian fisik, mekanik dan elektronik:
a. Uang kas dan surat-surat berharag sebaiknya di simpan dalam safe deposite box.
b. Catatan akuntansi yang penting juga harus disimpan dalam filling cabinet yang terkunci.
c. Tidak semua atau karyawan sanggup sembarang masuk dan keluar gudang daerah penyimpanan barang dagang.
d. Penggunaan kamera dan televisi monitor
e. Adanya sistem pemedam kebakaran atau alarm yang memadai
f. Penggunaan pasword system, dan lain sebagainya
5. Pengecekan independen atau verifikasi internal
Kebanyakan sistem pengendalian internal memperlihatkan pengecekan independen atau verifikasi inernal. Prinsip ini mencakup peninjauan ulang, perbandingan, pencocokan data yang telah disiapkan karywan lainnya yang berbeda untuk memperoleh manfaat yang maksimum dai pengecekan indep[enden dar verifikasi internal, maka:
a. Verifikasi harus dilakukan secara periodik/berkala atau sanggup juga dadakan
b. Verifikasi hendaknya dilakukan oleh orang yang independen,
c. Ketikcocokan dan kekecualian yang memang sanggup mengambil tindakan korektif secara tepat.
Keterbatasan Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal perusahaan biasanya dirancang untuk memperlihatkan jaminan yang memadai bahwa aset perusahaan telah diamankan secara sempurna dan bahwa catatan akuntansi sanggup diandalkan. Terkadang ukuran perusahaan juga sanggup memicu keterbatasn pengendalian internal. Dalam perusahaan yang sangat kecil mungkin akan sangat sulit dalam menerapakan pemisahan kiprah atau memperlihatkan pengecekan independen/verifikasi internal, mengingat satu karywana mungkin saja sanggup merangkap beberapa pekerjaan yang berbeda sekaligus.